Übernachtung, Verpflegung, Fahrt: was bei Montageeinsätzen absetzbar ist
Von Sebastian Yokota · mit KI-Unterstützung verfasst
Wer für die Arbeit auswärts übernachtet, kann die Kosten steuerlich geltend machen. Nur hängt sehr viel davon ab, unter welcher Überschrift das passiert. Zwei Fälle werden regelmäßig verwechselt, und der Unterschied ist teuer.
Auswärtstätigkeit oder doppelte Haushaltsführung?
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten — der klassische Montageeinsatz. Die Unterkunftskosten sind dann in tatsächlicher Höhe absetzbar oder steuerfrei erstattungsfähig. Es gibt keine Obergrenze. Erst wenn Sie länger als 48 Monate ununterbrochen an derselben Tätigkeitsstätte eingesetzt sind, greift eine Deckelung auf 1.000 Euro monatlich.
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn Sie am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung unterhalten und daneben einen eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt führen. Hier sind die Unterkunftskosten im Inland von vornherein auf 1.000 Euro im Monat gedeckelt. Seit 2026 gilt für Unterkünfte im Ausland ein eigener Höchstbetrag von 2.000 Euro.
Für die meisten Monteure, die für ein Projekt anreisen und danach weiterziehen, ist der erste Fall der richtige — und der günstigere.
Verpflegungspauschalen
Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es feste Beträge, unabhängig davon, was Sie tatsächlich ausgegeben haben. Belege brauchen Sie dafür nicht.
- 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit
- 14 Euro für den An- und den Abreisetag sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit
Wichtig ist die Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten am selben Einsatzort entfällt die Pauschale. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist wieder auf null — der Grund der Unterbrechung spielt dabei keine Rolle.
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: um 20 Prozent für das Frühstück, um jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Bezogen auf die 28 Euro sind das 5,60 Euro beziehungsweise 11,20 Euro.
Was in die Höchstbeträge nicht hineinzählt
Bei der doppelten Haushaltsführung deckt der Höchstbetrag die Kosten der Unterkunft ab. Nicht darunter fallen unter anderem Aufwendungen für Einrichtung und Hausrat, Arbeitsmittel sowie Stellplatz- und Garagenmieten. Die Zweitwohnungsteuer rechnet der Bundesfinanzhof dagegen den Unterkunftskosten zu — sie zählt also mit.
Was Sie von uns bekommen
Damit die Abrechnung sauber durchgeht, brauchen Sie eine ordentliche Rechnung. Sie erhalten von uns:
- eine Rechnung auf Ihre Firma, mit Anschrift, Zeitraum und ausgewiesener Umsatzsteuer
- auf Wunsch eine getrennte Ausweisung, wenn mehrere Personen in einer Wohnung untergebracht sind
- bei längeren Belegungen eine monatliche Abrechnung, damit die Zuordnung zum Lohnzahlungszeitraum passt
Dieser Beitrag gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Wir sind Vermieter, keine Steuerberater. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein.